Zorg als ZZP-er voor een goed back-up systeem!

Als freelancer / ZZP-er kun je jezelf en je bedrijf in grote problemen brengen als je geen back-ups maakt van je werk. Een harde schijf gaat wel eens stuk, je overschrijft per ongeluk de presentatie waar je de hele dag aan gewerkt hebt, of nog erger, er wordt ingebroken of er breekt brand uit. Een dag werk kwijt omdat PowerPoint crasht en je al die tijd niet hebt opgeslagen is ellendig. Een kapotte harde schijf kan betekenen dat je alles kwijt bent: je archief, de klanten waar je mee bezig bent, je e-mail historie, je boekhouding. Je moet er niet aan denken! Een freelancer zal niet zo snel zijn bedrijf opgeven, maar ik heb wetenschappelijk onderzoekers meegemaakt die door een laptop crash hun proefschrift kwijt waren dat ze de 5 jaren eraan voorafgaand bij elkaar hadden gebuffeld, en besloten om dan maar niet te promoveren. En over de impact van een inbraak of brand hoeven we het al helemaal niet te hebben.

Kortom, zorg dat je een gedegen backup systeem hebt! Er zijn 3 duidelijk verschillende situaties waarvoor je zou moeten overwegen een backup mechanisme in het leven te roepen:

1) Zelf per ongeluk een bestand overschrijven of verwijderen, of bescherming tegen het crashen van een applicatie.
2) Een hardware of software (Operating System) probleem.
3) Rampscenario’s als inbraak of brand.

Frappant is dat men zich in het algemeen vooral beschermt tegen situatie 2 (en 3), terwijl 1 verreweg het meest voorkomt, al moge duidelijk zijn dat de impact in situatie 1 een stuk kleiner is dan in situaties 2 en 3. Als voormalig systeembeheerder kan ik iedereen aanraden om hier in ieder geval bij stil te staan, en een keuze te maken waartegen je jezelf wilt beschermen, en welke risico’s en mogelijke consequenties je aanvaardbaar vind.

1) Ik heb mezelf in de loop der jaren de gewoontes aangeleerd, om regelmatig op ‘save’ te drukken, en met versienummers te werken. Op die manier kun je bij een onherstelbare fout altijd terug naar de vorige versie, en blijft de schade beperkt. Je kunt een hele server neerzetten, maar als je het zelf fout doet kun je nog steeds dagen werk kwijt zijn! Het lastigste punt in dit geval is de discipline die je zult moeten opbrengen, dit is niet voor iedereen even gemakkelijk.

Als extra tip voor Windows/Outlook gebruikers: Ga nooit een bestand dat je via e-mail hebt ontvangen rechtstreeks bewerken! Sla het bestand op je harde schijf op, open dat, en ga ermee aan de slag! Outlook werkt soms onduidelijk, en is niet altijd even stabiel, wat tot gevolg kan hebben dat je denkt het te hebben opgeslagen, maar je de wijzigingen uiteindelijk toch niet hebt bewaard (meestal omdat je ook de e-mail moet opslaan en dat wordt vaak vergeten).

2) Om jezelf hiertegen te beschermen zul je met een externe opslagmethode aan de slag moeten, zoals een externe harde schijf, CD’s, DVD’s of een server, en een backup applicatie. Zelf gebruik ik het gratis programma Bart (klik op link om naar downloadpagina te gaan) op mijn Windows 7 systeem. Het is een simpel programmatje, waarmee ik synchroniseer naar een NAS systeem van QNAP met 2 harde schijven in een RAID1. Voor wie dit abracadabra is: een NAS systeem is een soort externe harde schijf met server-functionaliteiten: een netwerkaansluiting, en allerlei extra mogelijkheden. Zo gebruik ik hem ook als webserver om de websites die ik bouw te testen. Een RAID1 betekent dat beide schijven aan elkaar gespiegeld zijn. Wat ik opsla, wordt op beide disks opgeslagen. Als er één schijf stuk gaat, draait de ander gewoon door, en kan ik de kapotte gewoon vervangen. Een alternatief voor Bart is het eveneens gratis programmatje SyncToy van Microsoft. Beide programma’s zijn simpel en beperkt. Als dit onvoldoende voor je is, zijn er veel betaalde pakketten met meer mogelijkheden (Acronis, de Nero suite (gelijk inclusief brandprogramma, videobewerkingssoftware, etc), Symantec, etc). Met sommige van deze applicaties kun je zelfs een ‘image’ (complete backup) van je Windows en applicatie-installatie maken zodat je na een crash van je systeemschijf weer snel up-and-running bent!
De software die ik hierboven genoemd heb is allemaal bedoeld voor Windows. Van Apple heb ik weinig verstand, wie kan deze informatie aanvullen in de comments?

Ik raad iedereen trouwens af om te back-uppen naar brandbare CD’s of DVD’s. Maar al te vaak blijken die op het moment dat je ze nodig hebt, niet helemaal in orde. (Bovendien moet je weer gaan bijhouden wat er op staat en is het meer werk.) Dit risico is met een harde schijf echt veel kleiner! Als je de schijf regelmatig gebruikt, zul je het eerder merken als er iets aan de hand is, en als het dan aan de hand is, heb je het nog op je laptop/desktop staan.

3) Om je te wapenen tegen inbraak, brand en andere rampen, zul je je backup op een andere locatie moeten bewaren. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden, maar de meest voor de hand liggende is natuurlijk een online backup. Als je een website hebt, is het wellicht een mooi gratis alternatief (denk wel aan de gebruikte bandbreedte, hier zit meestal een maandelijkse limiet op, waarboven je per GB moet bijbetalen, en aan het feit dat als je de backup aanzet, je de verbinding naar je website voor bezoekers mogelijk flink vertraagt!) om het op je webserver op te slaan d.m.v. FTP. Je kunt ook één van de online backup-diensten gebruiken. Er zijn gratis oplossingen, zoals Windows Sky Drive, maar de gratis methodes hebben allemaal zo hun beperkingen. Carbonite is een goedkope optie met een stuk minder beperkingen en KPN heeft verschillende mogelijkheden. Google Drive is ook een interessante optie (voor dezelfde prijs te combineren met mooie e-mail oplossing), al werkt de Google Drive software niet altijd even goed, Anatra is een interessante goedkope optie, en er is zelfs een vergelijkingssite: vergelijkbackuponline.nl.

Zelf maak ik sinds een aantal jaren gebruik van GoodSync, dat alle gewenste mappen synchroniseert met (bijvoorbeeld) Google Drive.

Nu kun je aan de slag! Iedereen moet voor zichzelf inschatten of het risico op de drie verschillende situaties de investeringen waard zijn. Belangrijk is in ieder geval dat je hier een bewuste keuze in maakt, zodat je later niet voor verassingen komt te staan. Veel succes!