Boekhoudpakket vergelijking: E-boekhouden vs MoneyMonk

4 jaar geleden

Vier jaar geleden ben ik – na een uitgebreide boekhoudpakket vergelijking – overgestapt van een Excel boekhouding naar een online boekhoudpakket, ClearBooks. ClearBooks, een van origine Engels online boekhoudprogramma, had op dat moment net haar intrede op de Nederlandse Markt gedaan. De verantwoordelijke hiervoor reageerde snel op vragen, en was altijd bereid de tijd te nemen om uit te leggen wat ik niet begreep (en dat was nogal wat :-), zowel qua bediening als boekhoudtechnisch.

Echter, na een jaar of twee bleek dat ClearBooks de Nederlandse markt opgegeven had. De boekhoudsoftware werd alleen nog maar voor de Engelse markt bijgewerkt, steeds meer van de interface werd in het Engels getoond, en de ondersteuning was dus ook alleen nog maar in het Engels. Met mijn Engels is niks mis, maar boekhoudterminologie vind ik in het Nederlands al lastig genoeg!

De afgelopen jaren werd het daardoor steeds lastiger te bedienen, en zelfs mijn accountant begon te klagen dat sommige zaken toch wel erg onhandig waren. Tja, als ik er zelf niet goed uitkwam, en mijn accountant ook niet meer, dan werd het tijd om op zoek te gaan naar iets anders.

Nieuwe wensen en eisen

Door de ervaring met ClearBooks en de voortschrijdende techniek was mijn lijst requirements inmiddels veranderd:

• Boekhouden moet mij zo min mogelijk tijd kosten
• Het pakket moet lekker overzichtelijk werken en begrijpelijk zijn ingedeeld
• Beperkte kosten
• Bank-koppeling
• Toegang voor accountant
• Onbeperkte transacties
• BTW en ICP aangifte
• Ondersteuning/helpdesk
• Mate van automatisering bij verwerken transacties
• Aanpasbare automatische nummering facturen
• Invoeren vaste activa t.b.v. afschrijvingen
• Factuur per e-mail
• Mobiele app
• Online factureren
• Factuur zelf vormgeven

Niet alle criteria waren hierbij halszaak, maar het zou mooi zijn als ze aan de hele lijst konden voldoen.

De opties vergeleken

In eerste instantie heb ik de volgende pakketten met elkaar vergeleken op de AppWiki en vergelijk-boekhoudprogramma.nl websites:

• Snelstart
• Digi BTW
• Exact
• Visma
• E-boekhouden
• MoneyMonk
• My Finance

Een aantal viel hierbij gelijk af, waarbij ik moet aantekenen dat dat niet betekent dat het slechte pakketten zijn. Ze voldeden alleen minder aan mijn criteria dan anderen, en kwamen daardoor niet door de eerste selectie:

Snelstart

De service van Snelstart kreeg het nogal te verduren en er was kritiek op de mate van automatisering. Aangezien dit bij ClearBooks heel goed was geregeld, één van mijn belangrijkste eisen.

Digi BTW

Geen bank-koppeling mogelijk.

Exact

Het instappakket van Exact was al fors duurder dan de andere pakketten in deze vergelijking. Dat was misschien nog overkomelijk, maar na een telefoontje met de sales desk van Exact was duidelijk dat ik minimaal het Pluspakket nodig had omdat in het Essentials (instap-)pakket geen vaste activa kunnen worden opgevoerd. Exact Plus is ongeveer 3x zo duur als wat ik maximaal per jaar in mijn hoofd had.

Bovendien bood Exact nog geen koppeling met mijn bank, Knab – hoewel dit inmiddels waarschijnlijk wel het geval is.

Visma

Geen bank-koppeling mogelijk, en het vormgeven vand de factuur was slechts beperkt mogelijk.

E-boekhouden

Na de eerste selectieronde besloot ik E-boekhouden serieus te gaan testen. Het voldeed aan alles wat voor mij echt belangrijk was.

De test bestond uit een aantal onderdelen:

• Het importeren van Klanten en Leveranciers
• Het vormgeven van de verkoopfactuur
• Het aanmaken van verkoopfacturen
• Het importeren en verwerken van een serie banktransacties
• De bank-koppeling

Het importeren van relaties

Dit proces verliep voorspoedig. Eenvoudig en duidelijk.

Het vormgeven van de verkoopfactuur viel tegen

Hoewel er behoorlijk wat aan te passen viel, lukte het maar matig om de lay-out die ik al jaren in Excel gebruik, om te zetten in een sjabloon voor E-boekhouden. Ik moet er wel bij zeggen dat ik verwend ben door jarenlang gebruik van HTML en Adobe software, zodat ik gewend ben om alles tamelijk gemakkelijk heel precies te kunnen uitlijnen e.d. Maar goed, dit ging uiteindelijk redelijk.

Het aanmaken van verkoopfacturen

In eerste instantie vond ik het heel onhandig werken. Het bleek niet mogelijk om bijv. op basis van de relatie automatisch een BTW percentage / Dienst binnen/buiten EU te koppelen, iets dat met ClearBooks heel goed werkt.

Uiteindelijk bleek het vooral even wennen omdat het vanuit een ander perspectief ook vrij goed geautomatiseerd kan worden.

Het importeren en verwerken van transacties.

Dit was het belangrijkste onderdeel van de test. In ClearBooks is dit goed geregeld:

• Je kunt eenvoudige rules aanmaken, zodat bijv. alle afschrijvingen van je telefoonprovider direct op dezelfde manier verwerkt worden.
• Bij het koppelen van de transactie aan een klant wordt direct het juiste BTW percentage gekoppeld en de openstaande facturen van die klant erbij gepakt om te kunnen koppelen.
• Minder goed geregeld in ClearBooks was het verwerken van interne boekingen, bijv. tussen betaalrekening en spaarrekening.

Hierin presteerde E-boekhouden m.i. dramatisch slecht. Ik had het gevoel dat ik na jaren gebruik van een PC terug moest naar een telraam. Wat een ramp.

Een klein voorbeeld was het feit dat ik voor elke inkooptransactie handmatig een inkoopfactuur moest aanmaken. In ClearBooks werd die, plus de gekoppelde journaalpost, helemaal automatisch aangemaakt met één klik.

De service desk was adequaat en reageerde vlot op al mijn vragen. Maar het complete gebrek aan automatisering in de verwerking zou betekenen dat ik flink meer tijd aan mijn boekhouding zou moeten besteden. Reden dus om verder te kijken naar andere opties.

MoneyMonk

Het tweede boekhoudprogramma dat bij nader inzien heel goed leek te voldoen aan mijn eisenpakket, was MoneyMonk. Ik had dit in eerste instantie afgeserveerd omdat je voor het standaardpakket maar 5 vaste activa kan invoeren. Dit is momenteel net voldoende, maar in het verleden was dit soms te weinig geweest. MoneyMonk is het enige pakket dat ik 4 jaar geleden heb getest, en nu weer. Dat zegt misschien ook iets over de kwaliteit.

Met MoneyMonk heb ik dezelfde serie tests uitgevoerd als met E-boekhouden.

Het importeren van klanten en leveranciers

Het format wat MoneyMonk hiervoor biedt is CSV. Niet heel flexibel: elk vreemd teken betekent een deels mislukte import, waarbij je niet weet wat er wel en wat er niet geïmporteerd is. Best lastig als je aardig wat klanten over de grens hebt, waar nogal wat diakritische tekens in namen voorkomen. Maar na een paar keer testen en aanpassen, lukte het om de hele lijst foutloos te importeren.

Voor een digibeet zou dit nog best een uitdaging kunnen zijn overigens, je moet wel een beetje raad weten met CSV bestanden. Maar de service desk bleek vriendelijk en rap te reageren, waardoor het uiteindelijk vrij snel was opgelost.

Het vormgeven van de verkoopfactuur

Eigenlijk was dit in E-boekhouden beter geregeld. Het netjes uitlijnen e.d. is in MoneyMonk nog minder goed in elkaar gezet. Ik heb besloten vooralsnog zelf mijn facturen in Excel te blijven maken, en ze, vereenvoudigd, in MoneyMonk in te voeren. Overigens ben ik ook nog niet overtuigd van de meerwaarde facturen binnen een boekhoudsysteem te versturen. Ik ben niet zo van de automatische reminders, dat doe ik liever met wat meer persoonlijke tekst of telefonisch. Bovendien bouw je dan weer ergens anders een mail historie op. Nog een plek om te zoeken/bij te houden/kwijt te raken.

Het aanmaken van verkoopfacturen

Dit vond ik vrij goed geregeld. Weliswaar kun je niet automatisch aan een relatie een BTW percentage koppelen, maar voor het overige liep het vrij soepel en had ik in ongeveer dezelfde tijd als in ClearBooks een stuk of 50 facturen ingevoerd.

Het importeren en verwerken van een serie banktransacties

Dit is bij MoneyMonk echt goed geregeld. Je kunt gemakkelijk suggesties aanmaken die dan bij vergelijkbare transacties gebruikt kunnen worden. Al met al heb ik een kwartaal aan transacties lekker vlot kunnen verwerken. Ik schat ongeveer even snel als in ClearBooks, terwijl ik het nu voor het eerst deed.

De toevoeging van de bank-koppeling zal dit allemaal nog een stuk makkelijker gaan maken.

De support van MoneyMonk is ook goed geregeld. Je krijgt automatisch een afspraak aangeboden om wegwijs in het systeem te worden, en op het ticket systeem wordt vlot gereageerd. Prima, mijn keuze is gemaakt!

My Finance

Na de tegenvaller met E-boekhouden heb ik in eerste instantie een My Finance account aangemaakt, en een MoneyMonk account. Omdat MoneyMonk uiteindelijk goed beviel heb ik My Finance nooit getest.

Conclusies

Er zijn momenteel veel solide online boekhoudpakketten op de markt. Welk pakket het meest geschikt is, hangt vooral van je eigen situatie en voorkeuren af.

Het minst goed geregeld is in mijn ogen toch vooral het factuursjabloon. Dat is gelijk ook niet het meest eenvoudige onderdeel om te maken, maar met HTML als basis of een behoorlijk uit te lijnen (tabellen-)structuur moet je toch een heel eind verder kunnen komen dan wat ik meestal tegenkwam lijkt me. Ik realiseer me dat dit voor velen een vrij onbelangrijk onderdeel is, als vormgever kan ik hier enorm over vallen.

Ikzelf had beter vier jaar geleden direct voor MoneyMonk kunnen kiezen, dan had ik me dit traject een tweede keer waarschijnlijk kunnen besparen. Het was weer aardig wat werk en leverde de nodige frustratie op, maar het lijkt erop dat ik in het vervolg gemakkelijker, sneller en eenvoudiger mijn boekhouding zal kunnen bijhouden. En hopelijk ook sluitender zonder dat mijn accountant het weer moet nakijken 🙂

Update na een half jaar

Inmiddels heb ik MoneyMonk een half jaar in gebruik. Nu ik helemaal aan het systeem gewend ben, ben ik helemaal overtuigd. Het werkt lekker vlot, ik heb mijn kwartaaladministratie er uren sneller doorheen dan in het verleden met ClearBooks (facturen aanmaken, betaalverkeer verwerken, etc). Support reageert over het algemeen snel en adequaat (inmiddels overigens eigenlijk niet meer nodig).

Een paar klein nadelen:

• Je kunt veel zaken niet in een nieuwe browser tab openen. Dat gebruik ik heel vaak. Ik zie de reden ook niet om dat uit te schakelen.
• Het is nog steeds jammer dat je geen BTW percentage en BTW status (Nederland, 21%; EU, 0%; etc.) aan een contactpersoon kunt koppelen.
• Je kunt niet sorteren op kolommen. Zodat je bijv. facturen op factuurnummer kunt sorteren ipv status, of contacten op alfabet ipv chronologie van opvoeren.

Er maar eens een feature request ticket aan gewaagd!