Boekhoudpakket vergelijking: ClearBooks vs MoneyMonk

Na 5 jaar als ondernemer mijn boekhouding met Excel te hebben volgehouden, begint het me langzaam te onoverzichtelijk te worden en teveel tijd te kosten. Tijd om over te stappen naar een boekhoudpakket!
Ik ben vast niet de enige die deze zoektocht onderneemt. Daarom heb ik mijn bevindingen hier gepubliceerd, hopelijk kunnen anderen er hun voordeel mee doen.

Offline of Online

De eerste keuze die ik maak is tussen een offline (software installeren op je PC) of online (cloud applicatie) oplossing. Iedereen zal hier zo zijn eigen argumenten voor/tegen hebben, en zelf houd ik ervan de dingen in eigen beheer te kunnen houden. Toch weegt voor mij zwaar dat ik de cloud oplossingen allemaal 30 dagen gratis kan testen, en ik eraan kan werken vanaf mijn Mac, mijn Windows PC en vanaf elke andere computer met een browser. Veiligheid en privacy van mijn gegevens is een belangrijke factor, maar mede omdat de cloud leveranciers er ook niet bij gebaat zijn als blijkt dat de gegevens van hun klanten op straat liggen, maak ik de overweging dat een online oplossing niet wezenlijk meer risico loopt dan een offline software pakket op een PC die altijd online is.

Natuurlijk kijk ik wat verder dan dat, maar de offline pakketten komen er in de reviews op het web zonder uitzondering een stuk slechter af dan de online pakketten. Niet verwonderlijk, voor de aanbieders is het aantrekkelijker te investeren in de populaire cloud, en veel gemakkelijker om een oplossing te realiseren die in een browser op elke machine draait dan een lokaal te installeren softwarepakket met alle OS en hardware verschillen die er bestaan.

Vooralsnog gaat de voorkeur dus uit naar een online boekhoudpakket. Ik lees allerlei reviews, en vergelijk prijzen en functionaliteiten op boekhoudreviews.nl en boekhoudsoftware-vergelijken.nl.

Eisen en wensen

Met mijn wensen en deze informatie stel ik mijn requirements op:

• gemakkelijk importeren en verwerken van bankafschriften
• creëren van een maatwerk factuursjabloon
• bepalen van de naamgeving (naamconventie) van de facturen
• gemakkelijk aanmaken van facturen
• vlotte, overzichtelijke bediening
• goede help-/supportfuncties
• prijs max. €20 per maand

Ik stel daarnaast nog een lijstje op met andere zaken die ik mee laat wegen, maar dit zijn de belangrijkste, de decision makers.
Op basis van deze requirements en de reviews selecteer ik drie kandidaten. Er zijn er meer, maar anders blijf ik testen, ik beperk me tot de drie die mij het meeste aanspreken. Hierop heb ik wat verder ingezoomd.

De pakketten

Acumulus

Website: acumulus.nl
Acumulus is de goedkoopste (€10 per maand). Hier ontbreekt een duidelijk supportcontactpunt (je kunt alleen online in de Wiki snuffelen), en het maken van facturen blijkt niet Acumulus’ sterkste punt. Daarnaast was de interface mij te onoverzichtelijk. Een goede prijs/kwaliteit verhouding m.i., maar niet wat ik zoek.

ClearBooks

Website: ClearBooks.nl
ClearBooks kost per maand €20, maar €120 als je per jaar ineens betaalt.

MoneyMonk

Website: MoneyMonk.nl
MoneyMonk kost per maand €20. De eerste 6 maanden krijg je een kortingstarief van €15.

Uitgebreide test

And then there were two…los van alle mogelijkheden stel ik op basis van mijn eisen en wensen een uitgebreide testronde op:

1. factuursjabloon en factuurbenaming zoveel mogelijk op mijn wensen afstemmen. belangrijk voor een vormgever.
2. aanmaken van alle in het kwartaal voorkomende relaties (klanten en leveranciers).
3. aanmaken van alle facturen binnen deze periode.
4. verwerken van een heel kwartaal aan bankafschriften.
5. aanmaken en verwerken van een kwartaal aan privé betaalde bedrijfskosten.
6. aanmaken van een aantal vaste activa die in meerdere jaren moeten worden afgeschreven.
7. aanmaken van kilometerregistraties (privé auto).
8. contact gezocht met de ondersteuning en hun reacties beoordeeld op snelheid en inhoud.
9. algemene indruk.

1.Maatwerk factuursjabloon en naamconventie

ClearBooks

In de nederlandse versie is het slechts mogelijk uit een viertal templates te kiezen en een logo in te voeren. Heel beperkt helaas. Support van CB heeft aangegeven dat er wel aan een module wordt gewerkt om een sjabloon veel uitgebreider te kunnen aanpassen naar eigen wens.
Ook de naamconventie is beperkt, en gaat m.i. teveel uit van het eigen systeem, in plaats van een voor mij, en de klant, herkenbare benaming. De nummering is redelijk goed zelf te bepalen, maar het is niet mogelijk er enige tekst aan toe te voegen.

MoneyMonk

Bij MM is deze module er al wel: je kunt met behoorlijk grote vrijheid de complete lay-out van de factuur bepalen. Er zijn wel wat beperkingen: het plaatsen van objecten (bijv. blokjes met invoervelden waar je factuurnummer en datum in zet), is vrij omslachtig netjes uit te lijnen, en er is geen keuze qua lettertype. Maar met moeite is er wel een sjabloon te maken dat vrijwel geheel aan mijn wensen voldoet. Chapeau!
Qua naamconventie zijn de mogelijkheden vergelijkbaar met CB.

Winnaar: dit punt gaat duidelijk naar MoneyMonk, 0-1.

2.Relaties invoeren

ClearBooks

Dit kan één voor één, maar ook mbv een CSV import. Dit laatste heeft natuurlijk de voorkeur als je er een aantal tegelijk wil invoeren. Het kostte wat testrondjes, en aanpassing van het door Excel gegenereerde CSV bestand, maar uiteindelijk is het gelukt. Jammer genoeg is het niet mogelijk gelijk een standaard BTW tarief per relatie mee te geven (dat kun je achteraf namelijk wel toevoegen). Bij grote aantallen is dit een mooie tijdswinst.

MoneyMonk

Dit gaat alleen één voor één. Een handige feature is de KVK-koppeling, waarmee de benodigde bedrijfsinformatie met één klik binnen wordt gehaald. Nadeel is dat je überhaupt geen standaard BTW tarief per relatie kunt aangeven. Dat maakt het invoeren van facturen net iets tijdrovender.

Winnaar: ClearBooks op punten. 1-1.

3.Facturen aanmaken

ClearBooks

Helaas moeten zij die de vormgeving van hun factuur belangrijk vinden die voorlopig nog zelf maken, en aan de in CB aangemaakte factuur koppelen als attachment.
Dat gezegd hebbende, het aanmaken van de factuur in CB zelf verloopt snel en praktisch: het BTW percentage en grootboekrekening worden alvast ingevuld, en als je naar de volgende nieuwe factuur gaat, worden de klantgegevens, grootboekrekening, btw tarief en uurtarief van de vorige factuur alvast geselecteerd, wat tijd kan schelen.
Nadat de factuur is aangemaakt, is het één klik naar het openen van de volgende nieuwe. Dit zijn details waarover is nagedacht, het proces verloopt hierdoor lekker vlot.

MoneyMonk

Het proces verloopt vlotjes, maar toch mist er iets. De handigheidjes die je in CB tegenkomt ontbreken hier: niets wordt automatisch ingevuld als je de klant selecteert, en er is net wat meer klikwerk nodig voor hetzelfde resultaat.

Winnaar: ClearBooks, 2-1.

4.Importeren bankafschriften

Om de verwerkingssnelheid hiervan optimaal te kunnen testen, was het nodig eerst alle relaties en facturen aan te maken, vandaar de volgorde.
N.B.: het importeren van bankafschriften werkt bij beide systemen alleen m.b.v. MT940 bestanden. Voor de meeste ondernemers geen probleem, maar als je ook afschriften van een particuliere rekening wilt importeren loop je er tegenaan dat de meeste banken dit format niet aanbieden, maar in plaats daarvan bijv. een CSV. Het importeren van CSV bestanden is een drama! Alle voordelen van een geautomatiseerde import vallen weg, dit is absoluut geen optie.
Ik heb voor de volledigheid van de test daarom het softwarepakket MT940 Creator aangeschaft (€25). Hiermee kun je CSV bestanden omzetten naar MT940. De MT940 bestanden die hiermee gegenereerd werden, konden probleemloos worden geïmporteerd.
Website MT940 Creator

ClearBooks

Hier is CB op zijn best, door het handige “rules” systeem: voor elke transactie die je importeert, kun je een rule aanmaken. Elke toekomstige transactie die aan die rule voldoet, wordt automatisch op dezelfde manier ingevuld. Je hoeft dan alleen nog maar op OK te klikken. Als je bijvoorbeeld elke maand een transactie ontvangt van een bepaalde klant, kun je een rule aanmaken die naar het rekeningnummer van de afzender kijkt. Voor alle transacties daarna wordt automatisch alle klantinformatie ingevuld. Dit werkt heerlijk snel.

MoneyMonk

MM moet het zonder het rules-mechanisme doen. Dat is ontegenzeggelijk een tekortkoming. Dat gezegd hebbende, verwerkt ook MM de imports in een behoorlijk rap tempo. Maar het blijft me storen dat ik na 30 dezelfde transacties nog steeds met al die pull-down menuutjes de klant, het BTW-tarief, de grootboekrekening en het tarief moet selecteren.
Het is mogelijk dat men bij MM in de (nabije) toekomst alsnog een rule-based systeem gaat invoeren, bleek bij contact met het support team. Men is continu bezig het product verder te verbeteren, en staat open voor suggesties (dit klinkt alsof het een flutproduct is, maar dat is het echt niet). In de twee weken dat ik de 30-dagen versie heb draaien, heb ik al verbeteringen langs zien komen, dat zijn dus geen holle woorden. Desalniettemin…

Winnaar: ClearBooks, 3-1.

5.Invoeren privé voorgeschoten bedrijfskosten

ClearBooks

Aangezien ik regelmatig met mijn credit card software en licenties aanschaf, een belangrijk punt. Gelukkig gaat CB hier goed mee om. Het is een kwestie van elke rekening aanmaken en daarna met de QuickPay functie afhandelen. Dit gaat lekker snel!

MoneyMonk

Bij MM is het proces vergelijkbaar, en gaat het ook snel. Toch is de bediening weer net iets omslachtiger, waardoor het allemaal nét wat langer duurt.

Winnaar: ClearBooks, 4-1.

6.Invoeren vaste activa en afschrijvingen

ClearBooks

Het proces verloopt vrij vlot. Je voert de transactie in, en daarna het vaste activum. Hierbij geef je aan hoe de afschrijving moet verlopen (bijv. lineair in vijf jaar, oftewel 20% per jaar). De rest gaat helemaal vanzelf.

MoneyMonk

Het loopt wat omslachtig. Voor elke afschrijfperiode (vijf dus als we het voorbeeld hierboven nemen) moet je een aparte memoriaalboeking aanmaken, en handmatig aangeven welk bedrag er moet worden afgeschreven. Er vindt geen automatische berekening plaats.

Duidelijk winnaar: ClearBooks, 5-1.

7.Invoeren kilometerregistraties

ClearBooks

Ik kan deze optie nergens vinden, dus neem contact op met support. Na een korte uitleg blijkt het niet ingewikkeld. Kwestie van even weten dus, maar een goed voorbeeld van het veelvuldige contact dat je in het begin misschien nodig zult hebben.

MoneyMonk

Duidelijk en eenvoudig. Ik hoef er niet naar te zoeken, en het invoeren gaat snel.

Winnaar: MoneyMonk, 5-2.

8.Ondersteuning

ClearBooks

Als ik ergens niet uitkom, ga ik Googelen. Zo ook bij CB. Doe geen moeite, voorlopig zul je niets vinden. Zelfs pagina 1 van de zoekresultaten bestaat voor 90% uit hits van andere websites. Je hebt meer kans als je weet hoe je je vraag in het Engels moet stellen. De Engelse online documentatie is een stuk uitgebreider. Realiseer je daarbij dat niet alle functies in het Nederlandse variant aangeboden worden, en dat het uitbreiden van de Nederlandse documentatie geen prioriteit heeft.
Kortom, als je ergens niet uitkomt, moet je bellen of mailen. Het goede aan CB is dat ze hier ook zeer snel op reageren, en uitgebreid de tijd nemen (inclusief TeamViewer sessies) om je vragen te beantwoorden, of die nu over de bediening van CB gaan, of over boekhouding inhoudelijk. Het is de vraag hoe goed dit zal blijven lopen als het succes van CB zich uitbreidt, op dit moment is er één man die alles regelt.

MoneyMonk

MM heeft een behoorlijk uitgebreide FAQ pagina. Hierin vind ik veel antwoorden op mijn vragen. Als het er niet bij staat kun je een ticket aanmaken. Je krijgt dan in het algemeen een snelle reactie (binnen een paar uur) via e-mail of telefoon. Ook hier wordt de tijd genomen alles rustig aan je uit te leggen. Zowel qua bediening als boekhoud technisch.

Winnaar: MoneyMonk, 5-3.

9.Algemene indruk

ClearBooks

CB heeft veel mogelijkheden, veel handige functies die tijd besparen en uitstekende telefonische / e-mail ondersteuning. Prijstechnisch zijn ze net iets interessanter dan MM, als in één keer voor een jaar betalen je niet afschrikt.
Jammer is dat het dashboard slechts beperkt aanpasbaar is. Je kunt kiezen uit een aantal items, maar niet zelf rapportages toevoegen.
Het heeft ook zeer beperkte factuursjabloon mogelijkheden, m.i. toch tamelijk onontbeerlijk voor een ondernemer, en ronduit slechte online documentatie. Daarnaast had ik (in ieder geval met Chrome) af en toe last van een hangende pagina bij het verversen van de browser, en viel op pagina’s met tabs soms de tab-indeling weg (slecht geladen CSS bestand?), waardoor alles onder elkaar kwam te staan. Niet bepaald overzichtelijk.

MoneyMonk

MM heeft een intuïtieve interface, is in zijn geheel gebruiksvriendelijker, en heeft naast telefonische en e-mail ondersteuning, ook een uitstekende documentatiebibliotheek, waarmee ik de meeste van mijn vragen al beantwoord krijg.
Het dashboard is niet aanpasbaar, noch is het mogelijk zelf rapportages te creëren.
De andere kant is dat het systeem wat meer klikwerk vergt, ook als ik de afwezigheid van het rules mechanisme buiten beschouwing laat. Het is ook duidelijk dat men op de Mac ontwikkelt. Het standaard lettertype is Helvetica Neue, wat op Windows machines meestal niet voorkomt, en vervangen wordt door een vet- en schuingedrukte lettertype dat iets minder prettig leesbaar is. Dit is technisch eenvoudig op te lossen, hopelijk nemen ze het mee in de volgende update ronde.

Winnaar: gelijkspel, 6-4.

Conclusie

Na een uitgebreid onderzoek ben ik wel veel wijzer, maar het blijft een erg lastige keuze. De afweging die ik maak is dat de automatiseringsvisie van ClearBooks achter een aanpak met een rule-based systeem mij erg aanspreekt. Daarnaast zijn de tekortkomingen van CB (facturensjabloon en documentatie) overkomelijk, zeker na de eerste fase, en is het goedkoper. Mijn keuze valt dus op ClearBooks, ondanks de betere, meer intuïtieve interface, goede documentatie en uitstekende factuursjabloonmodule van MoneyMonk. Voor een ander zijn de afwegingen op de details waarschijnlijk net anders, waardoor de beslissing misschien de andere kant op valt. Beide pakketten zijn m.i. in ieder geval een uitstekende keuze.

Update, 2017

Inmiddels gebruik ik ClearBooks ruim 1,5 jaar. Niet vaak overigens: 1x per kwartaal log ik in en voer het afgelopen kwartaal in zijn geheel in. Af en toe loop ik nog tegen boekhoudkundige vragen aan. De Nederlandse vertegenwoordiger ondersteunde mij hier erg goed in, nam altijd uitgebreid de tijd. Sinds 3/4 jaar ligt support bij het Engelse moederbedrijf. Hun support is tot nu toe afdoende, al is het soms wat lastig om Nederlandse boekhoudtermen naar het Engels te vertalen zodat ze begrijpen wat je bedoelt. De zwakke documentatie blijft een minpunt, er is vrijwel niets dat ik op kan lossen zonder support in te schakelen. Dat gezegd hebbende, bevalt ClearBooks mij prima. Het werkt steeds vlotter naarmate de routine toeneemt, en het zelflerende effect blijkt inderdaad veel tijd te besparen. Er zijn ook regelmatig kleine updates te bespeuren, waardoor alles net weer even wat handiger of soepeler werkt. Aanrader!

Een nadeel is er ook: ClearBooks kan nog altijd geen koppeling maken met mijn bankrekening. Alle bekende(re) boekhoudsystemen – inclusief MoneyMonk – worden inmiddels ondersteund, maar ClearBooks nog niet. Dat kan voor heel wat gebruikers een dealbreaker zijn.

Update, april 2018

Helaas is mij deze week ter ore gekomen dat de Nederlandse versie van ClearBooks niet meer doorontwikkeld wordt. Voorlopig draait het nog door, en hoef ik er niet meer voor te betalen, maar het kan binnenkort zomaar afgelopen zijn. Het ziet er naar uit dat ik niet de goede keus heb gemaakt, al voldoet ClearBooks inhoudelijk prima.